Skuteczna windykacja
Każdy przedsiębiorca zadaje sobie pytanie: „jak skutecznie windykować?”, gdy tylko jego kontrahenci przestają regulować wystawione faktury. Windykować samemu czy jednak oddać do firmy windykacyjnej? Postaram się rozwiać choć część wątpliwości.
Skuteczna windykacja wymaga przestrzegania kilku zasad. Podzielmy cały proces windykacji na trzy etapy: prewindykacja, windykacja polubowna (tzw. miękka) i windykacja twarda – czyli etap sądowo-egzekucyjny. Na każdym z tych etapów możliwa jest skuteczna windykacja, ale trzeba sobie zaplanować proces.
Prewindykacja – to tak naprawdę przyglądanie się swojemu kontrahentowi – utrzymywanie z nim kontaktu a co za tym idzie – wyłapanie momentu, w którym zaczynają dziać się niepokojące zdarzenia – np. strata płynności finansowej, co w konsekwencji może skutkować np. złożeniem wniosku o upadłość. Prewindykacja to także przypominanie klientowi o zbliżającym się terminie płatności, o wystawionych FV, o potrzebie zmiany umowy jak również sprawdzenie wiarygodności nowego klienta np. poprzez wywiadownie gospodarcze czy firmy windykacyjne. Na tym etapie skuteczna windykacja oznacza takie postępowanie z klientem, aby doprowadzić do spłaty aby nie powstały koszty sądowe czy egzekucyjne.
Windykacja polubowna – zaczyna się w momencie, gdy kontrahent nie dotrzymuje terminów płatności. Opóźnienia mogą być na początku parodniowe. Już wtedy powinniśmy się przyjrzeć, dlaczego tak się dzieje i podjąć decyzję o zmianie np. formy współpracy – zamiast wystawiać FV z odroczonym terminem płatności – przejść na współpracę gotówkową. Skuteczna windykacja wymaga więc podejmowania działań niezwłocznie. Szybciej i taniej będzie dojść do porozumienia z klientem niż prowadzić drogi i czasochłonny proces sądowy. W takich działaniach mogą nam pomóc firmy windykacyjne, świadczące usługę monitoringu, gdzie pracownicy call-center przypominają kontrahentom o przypadającym terminie płatności lub już wymagalnych FV czy ratach. Skuteczna windykacja jest możliwa także poprzez dokonanie wpisu danych dłużnika na giełdy długów oraz biur informacji gospodarczej, dzięki czemu utrudni to kontrahentowi pozyskanie finansowania czy negatywnie wpłynie na jego reputację.
Windykacja twarda – czyli działania sądowo-egzekucyjne. Jeśli działania polubowne nie przyniosą zamierzonego skutku – należy skierować sprawę na drogę sądową. Skuteczna windykacja sądowo-egzekucyjna musi być szybka i profesjonalna, dlatego najlepiej proces ten powierzyć kancelarii prawnej lub firmie windykacyjnej. Zaletą przekazania sprawy do firmy windykacyjnej na tym etapie jest fakt, że oprócz działań sądowych, firma windykacyjna równolegle będzie prowadziła windykację polubowną (zawarcie porozumienia z dłużnikiem jest wskazane na każdym etapie windykacji). Działania te przynoszą wymierne wyniki co wpływa na skuteczną windykację. Po uzyskaniu tytułu wykonawczego profesjonalni pełnomocnicy, w tym firmy windykacyjne ze względu na doświadczenie we współpracy z kancelariami komorniczymi złożą wniosek o wszczęcie egzekucji, wskażą majątek dłużnika a tym samym szybko i skutecznie odzyskają środki. Ważne jest, że w przypadku współpracy z firmą windykacyjną najczęściej tylko skuteczna windykacja gwarantuje jej wypłatę wynagrodzenia – z reguły firmy takie działają w oparciu o wynagrodzenie za sukces. Kancelarie prawne, natomiast najczęściej biorą wynagrodzenie za przeprowadzane czynności – to nie skuteczna windykacja przynosi im wynagrodzenie, a staranne działanie w wykonywaniu swojej pracy.
Reasumując – jeśli chcesz skutecznie odzyskać pieniądze od swojego dłużnika – musisz działać szybko, konsekwentnie i nie obawiać się korzystać z pomocy profesjonalistów takich jak adwokaci, radcowie prawni a najlepiej z firm windykacyjnych, które kompleksowo (od prewindykacji po windykację twardą) zajmą się Twoimi wierzytelnościami. Skuteczna windykacja to zaplanowany proces współpracy z klientem oraz odzysku niespłaconych faktur.
Barbara Janus
Kierownik Działu Windykacji Sądowo-Komorniczej/Prokurent
SAF S.A.